Vermietung – Betriebskosten-Abrechnungen richtig erstellen, Ärger sparen

Immobilieneigentümer, die eine Wohnung oder ein Haus vermieten, stehen alljährlich vor der unliebsamen Aufgabe, die Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Hierbei sollten sie große Sorgfalt walten lassen, so lässt sich viel Ärger sparen. Denn sie sind Umfragen von Mieterverein zufolge oftmals sehr fehleranfällig, was Potenzial für unliebsame Rechtsstreitigkeiten mit den Mietern liefert. Der Immobilienverband Deutschland (IVD) hat eine Übersicht der wichtigsten Punkte zusammengestellt, anhand derer die Abrechnung sich einfach und korrekt durchführen lässt.

Gesetzliche Vorschriften beachten

Nur wenn die Umlage der Nebenkosten ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart ist, muss der Mieter auch für diese aufkommen. Dabei gilt es einige Vorgaben zu beachten: So muss die Betriebskostenabrechnung unbedingt fristgerecht beim Mieter vorliegen, und zwar innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums. Versäumt der Vermieter diese Frist, muss der Mieter die ermittelten Kosten nämlich nicht übernehmen. Auch die Vorgaben für die Aufschlüsselung der Kosten sind streng geregelt, eine Zusammenfassung unterschiedlicher Kosten unter dem Punkt „Sonstiges“ ist beispielsweise nicht zulässig. Sie müssen genau aufgeschlüsselt werden.

Zulässige Betriebs- und Reparaturkosten

Sieht der Mietvertrag die Weiterberechnung von Betriebskosten vor, muss darauf geachtet werden, dass der Mieter keine Kosten trägt, die nicht im Mietvertrag aufgeführt sind. Zu den erlaubten Kosten gehören üblicherweise Grundsteuer, Gebühren für die Müllabfuhr, Straßenreinigung und Gartenpflege. Verboten ist es hingegen, den Mieter an den Kosten für die Verwaltung sowie Bank- oder Telefonkosten des Vermieters beziehungsweise Verwalters zu beteiligen. Kosten für einen Hausmeister dürfen hingegen auf die Mieter umgelegt werden. Strittig sind oftmals Reparaturkosten, die sich nicht immer klar dem laufenden Betrieb (umlagefähig) oder der Immobilie selbst (nicht umlagefähig) zuordnen lassen.

So sind regelmäßige Wartungskosten wie zum Beispiel die Reinigung von Dachrinnen umlagefähig, wenn sie auch im Mietvertrag benannt sind, Kosten außer der Reihe hingegen nicht. Auch können die Kosten nicht in beliebiger Höhe auf den Mieter abgewälzt werden. Hier gilt das Prinzip der Wirtschaftlichkeit: Übertrieben angesetzte Reinigungsmaßnahmen etwa müssen Mieter keineswegs akzeptieren, heißt es vom IVD. Wer es hier als Vermieter übertreibt, muss damit rechnen, auf den Kosten sitzen zu bleiben.

Heizkostenabrechnung prüfen

Vielfach treiben hohe Heizkosten die Abrechnung für die Nebenkosten in die Höhe. Dies trifft besonders diejenigen Mieter hart, die selbst sparsam und dosiert heizen. Sind die Nebenkosten für den betreffenden Mieter dennoch hoch ausgewiesen, sollte die Abrechnung überprüft werden. In fast allen Fällen werden die Heizkosten über die Wohnfläche ermittelt, wobei ein spezieller Verteilungsschlüssel verwendet wird. Dieser sieht vor, dass 50 bis 70 Prozent der Gesamtkosten über den erfassten Verbrauch und die übrigen Kosten nach der Wohn- oder Nutzfläche verteilt werden. Diese wird jedoch vielfach falsch erfasst, oft ist die Wohnfläche niedriger als in der Berechnung angesetzt. Dann muss die Berechnung nach unten korrigiert werden.

Leerstand und Gewerbeflächen bleiben außen vor

Es kommt vor, dass Vermieter die Ausgaben für leerstehendn Wohnungen auf die Mieter abwälzen. Dies ist nicht erlaubt. Auch Kosten für Gewerbeflächen müssen separat mit dem jeweiligen Mieter abgerechnet werden und dürfen nicht in die Allgemeinkosten für alle Mieter einbezogen werden. Dies kann für Mieter ansonsten sehr nachteilig sein, denn je nach Mieter sind Gewerbeflächen mit einem deutlich höheren Wasser- oder Energieverbrauch verbunden. Auch die Versicherungskosten können deutlich höher sein.